Lingwista – pozostałe funkcjonalności

System składa się z kilkunastu modułów, które pozwalają w kompleksowy sposób zarządzać szkołą oraz gromadzić dane, które można później zobrazować za pomocą wykresów w celu poznania kluczowych wskaźników funkcjonowania szkoły takich jak obłożenie poszczególnych grup zajęć, popularność języków, wyniki testów, frekwencja itp. Wszystkie moduły systemu dostarczane są bez dodatkowej opłaty i są ze sobą ściśle powiązane.

Kliknij i rozwiń, aby dowiedzieć się więcej:

Podstawowe cechy systemu
Panel Administracyjny
Strefa Słuchacza – dostęp dla słuchaczy i opiekunów
Dostęp za pomocą urządzeń mobilnych dla słuchaczy, opiekunów i lektorów
Kontrola płatności słuchaczy
Indywidualny plan płatności
Automatyczne notyfikacje e-mail np. o zbliżającej się lub przeterminowanej płatności
Możliwość wysyłania powiadomień SMS do słuchaczy, opiekunów i lektorów
Zarządzanie szkolną biblioteką, rezerwacje, wypożyczenia
Wystawianie dokumentów KP, FV, innych
Rejestr lekcji z zakresem, pracą domową, załącznikami, frekwencją
Rejestr testów z zakresem, załącznikami, wynikami, średnią
Raporty, wykresy, statystyki, zestawienia z możliwością eksportu do .pdf, .xls
Rejestr słuchaczy, opiekunów, lektorów, korespondencji, kontrahentów, towarów i usług itp.
Rezerwacje sal lekcyjnych na zewnętrzne potrzeby np. wynajem
Harmonogram dostępności lektorów na wypadek zastępstwa
Rejestr interakcji ze słuchaczami, lektorami, kontrahentami
Możliwość wysyłania przez lektorów komunikatów do słuchaczy
Logowanie z wykorzystaniem konta do portalu Facebook
Rozliczanie pracy lektorów
Wsparcie dla szkół posiadających wiele filii i lokalizacji
Zapisy on-line
Automatyczne wypełnianie dokumentów np. deklaracji uczestnictwa
Generowanie i eksportowanie planu zajęć do formatu .pdf
Konfigurowalny system rabatów dla słuchaczy

Słuchacze

Baza danych o słuchaczach oraz wszystkich innych informacjach związanych ze słuchaczem np. kursach słuchacza, interakcjach szkoły ze słuchaczem, komunikatach wysłanych przez lektora do słuchacza, opiekunach, wysłanych notyfikacjach e-mail np. o zbliżającej się lub przeterminowanej płatności, zakupach (podręczników, innych usług np. tłumaczeń itp.), wypożyczeniach i rezerwacjach w bibliotece, załączonych plikach (np. skany certyfikatów, świadectw, deklaracji uczestnictwa w zajęciach), wystawionych dokumentach finansowych np. FV, Faktura Korekta, Rachunek, KP.

Słuchacz ma dostęp do tzw. Strefy Słuchacza poprzez urządzenie stacjonarne lub mobilne. Do zalogowania się do systemu kursant może używać swojego konta do portalu Facebook.

Karta słuchacza
lingwista_karta_sluchacza

 

Opiekunowie

Dane o wszystkich opiekunach zarejestrowanych w systemie, relacjach opiekun-słuchacz, wystawionych dokumentach dla opiekuna, załączonych plikach, wysłanych do opiekuna notyfikacjach. Dokumenty finansowe można również wystawiać na jednego z opiekunów danego słuchacza.
Opiekun może także otrzymywać z systemu automatyczne notyfikacje e-mail np. o:

  • zbliżającej się lub przeterminowanej płatności słuchacza
  • nowej rezerwacji on-line
  • nowej ocenie wystawionej dla słuchacza
  • wykonaniu nowej rezerwacji w bibliotece
  • anulowaniu rezerwacji
  • nowym komunikacie wysłanym przez lektora do słuchacza

Karta opiekuna
lingwista_karta_opiekuna

 

Lektorzy

Informacje o wszystkich lektorach zarejestrowanych w szkole, opis kwalifikacji i wykaz nauczanych języków, dane finansowe (nazwa banku, numer konta), przypisanie do oddziałów, historia interakcji ze szkołą, lista załączników (np. skany świadectw, dyplomów, certyfikatów), plan zajęć z kalendarzem, historia rezerwacji i wypożyczeń w bibliotece.

Każdy lektor ma możliwość wskazać w swoim kalendarzu dni i godzin dostępności, kiedy to np. może pełnić zastępstwo na wypadek nieobecności innego lektora lub prowadzić zajęcia w nowo tworzonej grupie. Dzięki temu możemy znacznie przyspieszyć wskazanie zastępstwa oraz zminimalizować ilość odwołanych zajęć.

Kliknij aby powiększyć kartę lektora, zakładka Kalendarz.
lingwista-kalendarz_lektora

Grupy

Lista grup zajęć prowadzonych w szkole. Grupa zajęć określona jest przez nazwę grupy, aktualny semestr, nauczany język oraz poziom na którym odbywają się zajęcia.

lingwista-lista_grup

Grupa ma także przypisanego lektora wiodącego, stawkę lektora za jednostkę lekcyjną, oddział, harmonogram zajęć wraz ze wskazaniem sali lekcyjnej. System automatycznie wylicza i podpowiada ilość jednostek lekcyjnych w semestrze (uwzględniając dni wolne od zajęć), maksymalną ilość słuchaczy w danej grupie (za podstawie pojemności sal lekcyjnych) oraz datę pierwszych zajęć.

lingwista_nowa_grupaDodaniu grupy zajęć
towarzyszy weryfikacja zajętości wybranych sal lekcyjnych oraz dostępności lektora w wybranych godzinach. Udostępniamy także kreator, który dla nowo tworzonej grupy ułatwia wybór sali lekcyjnej, dni oraz godzin zajęć a także lektora.

 

 

Cennik

Ceny poszczególnych kursów, terminy wpłat oraz lista schematów płatności np. wpłata jednorazowa, system 2 rat, system 3 rat itp. Cennik jest ustalany osobno dla każdej grupy zajęć, dzięki czemu można wprowadzać zróżnicowane stawki w zależności od nauczanego języka, poziomu czy dni tygodnia i godzin w których prowadzone są zajęcia.

Istnieje także możliwość ustalenia indywidualnego planu płatności dla każdego kursanta gdzie termin płatności i wysokość wymaganej wpłaty jest niezależna od globalnego cennika.

Widok cennika globalnego
lingwista_cennik

Biblioteka

Znajduje się tu wszystko to, co związane jest z obsługą biblioteczki szkolnej tj. lista materiałów dydaktycznych oraz poszczególnych egzemplarzy, historia rezerwacji i wypożyczeń. Z poziomu Strefy Słuchacza kursant i jego opiekun/opiekunowie mogą przeglądać zawartość szkolnej biblioteki oraz rezerwować wybraną pozycję. Każdy kursant i opiekun ma także możliwość w Strefie Słuchacza przeglądać historię swoich wypożyczeń.

Biblioteka – historia wypożyczeń
lingwista_biblioteka

Korespondencja

Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej (listy, paczki, ważne wiadomości e-mail itp.). Każdą korespondencję można powiązać z kontrahentem zapisanym w bazie kontrahentów.

Lista korespondencji
lingwista-korespondencja

 

 

Edycja przykładowej korespondencji
lingwista-korespondencja_edycja

 

 

Kontrahenci

Baza danych o naszych kontrahentach, firmach, szkołach z którymi współpracujemy lub dla których nasza szkoła świadczy usługi. Każdy słuchacz może być powiązany z kontrahentem. Z kolei do każdego kontrahenta możemy zrelacjonować jednego lub więcej opiekunów.

Dla przykładu firma wysyła swoich pracowników na kurs językowy do Państwa szkoły. Firmę tą dodajemy w systemie Lingwista jako nasz kontrahent. Nasz kontrahent dodatkowo wskazuje jednego swojego pracownika do roli opiekuna pracowników delegowanych na kurs językowy. Rejestrujemy tego opiekuna w systemie Lingwista i relacjonujemy go z naszym kontrahentem. Rejestrujemy także wszystkich delegowanych pracowników kontrahenta jednocześnie relacjonując ich do utworzonego wcześniej kontrahenta i opiekuna. Dzięki temu opiekun w Strefie Słuchacza będzie miał podgląd danych o kursach wszystkich swoich podopiecznych. Dokumenty kasowe takie jak rachunki, faktury czy KP mogą być wystawiane zarówno bezpośrednio na słuchacza, jednego z jego opiekunów lub powiązanego kontrahenta.

System Lingwista wspiera świadczenie usług także dla klientów instytucjonalnych takich jak inne firmy, organizacje czy szkoły.

Kliknij aby powiększyć kartę kontrahenta
lingwista_karta_kontrahenta

Towary i usługi

Lista towarów np. książek, podręczników, płyt CD/DVD, innych materiałów dydaktycznych oraz usług takich jak tłumaczenia, kursy językowe sprzedawanych w naszej szkole. Towary i usługi zaewidencjonowane w systemie Lingwista można następnie sprzedawać klientom szkoły, sprzedaż rejestrować na karcie słuchacza a za sprzedane towary i usługi wystawiać dokumenty kasowe tj. fakturę VAT, rachunek, KP.

Konfiguracja

Moduł ten zawiera całą konfigurację aplikacji tj. dane szkoły, listy semestrów, języków, poziomów nauczania, podręczników, oddziałów i lokalizacji szkoły, sal lekcyjnych. Znajduje się tu także konfiguracja kalendarza dni wolnych od zajęć, kont administracyjnych, automatycznych notyfikacji e-mail, komunikatów powitalnych w Strefie Słuchacza oraz wszystkich innych słowników występujących w systemie.

Przykładowa konfiguracja – lista języków
lingwista_lista_jezykow

W celu ułatwienia pierwszej konfiguracji systemu dostępny jest także 'Przewodnik konfiguracji’, który zawiera listę kolejnych kroków (wraz z opisem i odnośnikami prowadzącymi do odpowieniej pod-strony) jakie należy wykonać aby przeprowadzić pełną konfigurację systemu według naszych upodobań i zgodnie z procesami zachodzącymi w Państwa szkole.

Przewodnik konfiguracji
lingwista_przewodnik

 

Analizy

Rejestr zestawień, tabel, raportów, wykresów i harmonogramów wspomagających proces decyzyjny w szkole. System lingwista zawiera zestaw predefiniowanych wykresów i raportów, który na życzenie klienta może być rozbudowany o dowolny inny wykres pod warunkiem iż system gromadzi informacje niezbędne do jego sporządzenia.

Przykładowy wykres obłożenia grup słuchaczami
lingwista_wykres

 

 

Lingwista – wsparcie dla ról uczestniczących w procesie nauczania

System daje dostęp do odpowiednich danych wszystkim osobom uczestniczącym w procesie nauczania, jak i zarządzania szkołą tj. słuchaczom, lektorom, opiekunom słuchaczy, pracownikom sekretariatu oraz administratorom aplikacji. Dzięki rozdzieleniu wszystkich ról każda osba, która zaloguje się do systemu otrzyma automatycznie widok aplikacji i dostęp do danych przewidzianych dla jej roli.

Kliknij i rozwiń, aby dowiedzieć się więcej o danej roli:

Słuchacz

Słuchacz ma możliwość zalogowania się do systemu z poziomu urządzenia stacjonarnego (laptop, komputer stacjonarny) jak i z poziomu mobilnego (smartfon, tablet). Słuchacz za każdym razem loguje się tym samym loginem i hasłem i za pomocą tego samego adresu www. To zadaniem aplikacji jest rozpoznanie urządzenia klienckiego i przekierowanie użytkownika do prawidłowej strony logowania.

Słuchacz uzyskuje dostęp do:

  • swoich danych kontaktowych (z możliwością korekty)
  • danych o swoich obecnych lub historycznych kursach
  • wystawionych dokumentach (faktury, rachunki)
  • danych kontaktowych swoich opiekunów
  • listy komunikatów wysłanych przez lektorów
  • zasobów szkolnej biblioteki z możliwością rezerwacji
  • informacji o szkole
  • możliwości konfiguracji swojego konta (zmiana hasła, ustawień prywatności oraz automatycznych powiadomień e-mail)

W ramach  każdego kursu słuchacz ma możliwość przeglądania danych o:

  • kursie tzn. terminarz oraz kalendarz zajęć, procent zrealizowanych zajęć
  • planie płatności za kurs oraz płatnościach już zrealizowanych
  • automatycznych notyfikacjach wysyłanych przez system tj. przypomnień wysyłanych przed terminem wpłaty oraz ponagleń wysyłanych gdy termin płatności już minie
  • lekcjach zrejestrowanych przez lektora (zakres lekcji, praca domowa, załączniki do lekcji) obecnościach na poszczególnych lekcjach oraz frekwencji
  • testach (zakres testu, załączniki do testu), wynikach, ocenach i komentarzach do ocen
  • podręcznikach przypisanych do grupy słuchacza (autor, wydawnictwo, tytuły, rodzaj)
  • pozostałych słuchaczach grupy (imię, nazwisko, e-mail, telefon) – pod warunkiem, że dane te zostały udostępnione przez pozostałych słuchaczy

Opiekun

Opiekun to osoba, której zadaniem jest kontrola postępów słuchacza w nauce. Może to być zarówno rodzić, opiekun prawny jaki i przełożony pracownika, który został wysłany na kurs językowy. Opiekun oczywiście może sprawować nadzór nad dowolną ilością słuchaczy i ma możliwość dostępu do praktycznie tego samego zestawu danych jak słuchacz. Opiekun także może otrzymywać automatyczne notyfikacje o nowym komunikacie wysłanym przez lektora do słuchaczy, o nowym przypomnieniu o płatności czy o ponagleniu jeśli termin płatności już minął.

Opiekun, podobnie jak słuchacz, ma możliwość zalogowania się do systemu za pomocą urządzenia stacjonarnego jak i mobilnego.

Lektor

Zadaniem lektora jest przede wszystkim zarządzanie swoimi grupami zajęć poprzez aktualizację listy lekcji oraz frekwencji słuchaczy, testów oraz ich wyników. Lektor może także komunikować się bezpośrednio ze wszystkimi lub wybranymi słuchaczami za pomocą mechanizmu komunikatów, o wysłaniu których słuchacze notyfikowani są za pomocą automatycznych wiadomości e-mail.

Lektor ma możliwość zalogowania się do systemu za pomocą urządzenia stacjonarnego jak i mobilnego. Dzięki temu lektor może np. w przerwie między zajęciami szybko i wygodnie uzupełnić frekwencję na zajęciach czy dodać informację o zakresie kolejnych lekcji.

Sekretariat

Nadanie uprawnień sekretariatu nadaje praktycznie te same uprawnienia co administrator, natomiast rola ta pozwala na dostęp do danych tylko wybranego oddziału lub oddziałów. Jeśli szkoła posiada kilka filii (oddziałów) wówczas pracownikowi sekretariatu każdego oddziału można pozwolić na dostęp do danych tylko wybranego oddziału.

Pracownik sekretariatu ma możliwość zalogowania się do systemu jedynie przez dostęp dla urządzeń stacjonarnych.

Administrator

Posiada nieograniczony dostęp do wszystkich danych i funkcjonalności, co pozwala na pełne zarządzanie systemem poprzez np. konfigurowanie nowych semestrów, języków, grup zajęć. Administrator także loguje się do systemu jedynie przez dostęp dla urządzeń stacjonarnych.